Budući da je ovo moja prva praksa, smatram ju sjajnim iskustvom za učenje, s obzirom na to da ga nisam imala puno u ovom području (ili uopće, zapravo). Ovo je bilo moje prvo iskustvo rada na društvenim mrežama i upravljanjem sadržajem, ali i iskustvo prisutnosti u uredu, uredske komunikacije i odličnog timskog rada. Iako je sam posao bio najfascinantniji i najuzbudljiviji dio ove prakse, dinamika ureda i interna komunikacija također su zaokupile moju pažnju, stoga je to i tema ovog bloga.
Unutar ForgeBITa
ForgeBIT je agencija za digitalni marketing koja se sastoji od nekoliko različitih odjela: odjel za web produkciju, odjel za društvene mreže i sadržaj, dizajn odjel, odjel za oglašavanje… U uredu možete pronaći i operativnog direktora, a i voditelja ureda… Čitajući ovo, sigurno ste pomislili: ‘wow, to zvuči kao puno ljudi.’ Zaista se doima tako, ali unatoč tome sveukupna atmosfera je istinski prijateljska i odaje dojam bliskosti. Dakle, budući da se timovi sastoje od 2 – 4 osobe i posao je kvalitetno podijeljen, komunikacija unutar ureda je poprilično temeljita i jasna tako da se posao može komunicirati brzo i uz savršeno razumijevanje. Komunikacija unutar organizacije nije važna samo za učinkovito obavljanje posla, već i za osiguravanje odnosa unutar ureda – pružanje osjećaja da ste dio nečega i imate dobar odnos s drugima ono je što čini da rad agencija poput ove bude odrađen savršeno.
Podjela rada
Posao je podijeljen prema potrebama klijenata. Ne rade svi na istim klijentima, niti svi izvršavaju iste zadatke na jednom klijentu. Rad u odjelu za društvene mreže i sadržaj značio je puno komunikacije s kolegama iz mog odjela te učestalu suradnju s kolegama iz drugih odjela, osobito odjela za dizajn, što mi je omogućilo odličan uvid u internu komunikaciju tvrtke.
Pa, kako se komunikacija odvija?
Dakle, prije svega, koristimo osnovne alate kao što su e-mail, chat i spaces. Na tim alatima odvija se većina komunikacije. Smatram da su jednostavnost i učinkovitost tih alata idealni za internu komunikaciju. Chat se istaknuo jednostavnošću i ležernošću komunikacije. Jednostavni jedan na jedan dogovori, upute i razgovori učinili su chat jednostavnim i zabavnim za korištenje. Uglavnom sam ga koristila dok sam surađivala sa dizajnerima. Spaces se, s druge strane, koristi za komunikaciju na razini odjela. Neki su bili samo između članova odjela, a neki su korišteni između različitih odjela dok su surađivali na projektima za iste klijente. Na taj se način raspodjela posla lako komunicira, a glavni operativni direktor ima jasan i jednostavan pregled onoga što se događa unutar planova i izvršenih zadataka svakog klijenta. Svaka mapa, svaki dokument, svaki plan – sve se temeljito dokumentira i čuva za potencijalnu daljnju upotrebu, ali i za sustavno uređenu organizaciju podataka.
Komunikacija licem u lice
Ipak, za moje prvo iskustvo stažiranja, jednostavna komunikacija licem u lice pokazala mi se kao najdraži oblik komunikacije tijekom ovih nekoliko tjedana. Dinamika ureda je poprilično pridonijela tome, s obzirom da je bila vrlo ugodna. Tjedni sastanci nisu samo odrađivani, već i njegovani, te smo tako svi bili svjesni onoga što se događa s klijentima drugih i mogli smo tražiti ili davati savjete jedni drugima, kao i dijeliti svoje dojmove. Brainstorming sastanci pomogli su nam dobiti kreativne ideje, ali su bili i zabavno, svježe iskustvo. Atmosfera je uvijek bila lagana i vedra, iako se osjetila predanost poslu. Koncept open space ureda omogućio mi je da se osjećam kao pravi dio tima i da težim što boljem radu. Moj najdraži dio bila je jednostavnost – od kodeksa odijevanja do mogućnosti dovesti psa na posao – doista se osjetilo da organizacija nastoji imati što ugodniju atmosferu. Zahvaljujući tome, ovih pet tjedana je prošlo u trenu i osjećam se kao da sam zaista mnogo naučila.
